Ferramentas para aumentar a produtividade

Ferramentas para aumentar a produtividade

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O isolamento e o trabalho remoto, está a ser uma realidade crescente durante o ano de 2020. Muitas pessoas passaram a estar, pela primeira vez, a trabalhar a partir de casa, e toda a gestão pessoal, profissional e familiar mudou bastante.

Falamos no passado de como ser produtivo em trabalho remoto onde dei algumas dicas de como melhorar a produtividade numa nova realidade, para quem nunca tenha tido uma experiência semelhante, e mesmo para quem já trabalhava remotamente e procurava novas dicas para ter uma aumento na sua produtividade nessa realidade.

Hoje vou apresentar algumas ferramentas que podem torna-se útil, seja para o dia a dia, a nível pessoal, tal como para trabalho entre equipas.

Gestão e equipas e projectos

A gestão de equipas e tarefas pode ter um importante auxílio com o uso do Trello ou do Asana. Ambos os produtos têm muitas vantagens na hora de gerir e distribuir tarefas entre membros de uma equipa. Em qualquer um, podemos criar vários utilizadores, que podem ser associados a tarefas e checklists.

O Trello usa um sistema de quadros, onde cada quadro pode ter várias listas com tarefas, entre outros tipo de organização.

O Asana, foca-se mais em projectos com tarefas, onde várias equipas de utilizadores podem ser também associados a tarefas.

Armazenamento na Cloud

Se trabalhas remotamente, a troca e armazenamento de ficheiros pode tornar-se uma dor de cabeça. Usando sistemas para armazenar ficheiros na Cloud, pode ser uma ótima solução para quem trabalha remotamente.

Para alem de não precisares de instalar nada no teu PC, podes facilmente partilhar os ficheiros e organiza-los por pastas, escrever e rever ficheiros em simultâneo, no caso do Google Drive.

Existem várias alternativas, como o Dropbox ou o One Drive da Microsoft.

Rescue Time

Já deste conta de quanto tempo passas em sites de notícias ou mesmo redes sociais? Possivelmente mais do que gostarias.

Este sistema pode ajudar-te a combater a procrastinação ao longo do dia, contabilizando a quantidade de tempo que passas em cada site. Dessa forma, é possível fazer uma análise mais criteriosa dos nossos hábitos, e de melhorar a nossa produtividade, afastando-nos desses mesmos sites.

O Rescue Time pode ser a porta de saída para dias pouco produtivos.

Google Calendar

Depois do Trello, esta é a minha escolha de eleição.

Ter os meus dias totalmente planeados, em termos de horários e mesmo algumas notas de pequenas tarefas a fazer ao longo do dia, o Google Calendar responde na perfeição a esta necessidade.

Para não falar, que tanto o Trello como o Asana, podem ser sincronizados com o Google Calendar, mantendo assim o foco em apenas uma aplicação para gerir todo o nosso dia.

Reuniões e comunicações

Os tempos mudaram, e 2020 foi um ano que nos forçou a ficar em trabalho remoto mais tempo do que esperado. O mundo não para, e nós também não.

Quando trabalhamos com equipas, ou passamos tempo infinitos em reuniões, possivelmente estas questões são transportadas para o trabalho remoto, pois mantemos a necessidade de estar em contacto para que as empresas não parem.

O sistema mais completo para trabalho entre equipas, certamente será o Microsoft Teams, e o que mais recomendo. Tem todos as opções necessárias para o trabalho em equipa, desde comunicação via mensagem, como a facilidade de realizar chamadas individuais e coletivas.

Caso a opção não passe pelo Teams, existem outras boas opções.

Trabalhei muito tempo com o Slack, que é um sistema que facilita a comunicação entre equipas, criação de canais, semelhante ao Microsoft Teams, e dispões também da possibilidade de video-chamada.

A terceira alternativa, que cresceu muito em 2020, é certamente o Zoom.

Tomato Timer

O Tomato Timer é baseado na técnica de Pomodoro. Esta técnica baseia-se na utilização máxima do foco, recorrendo a período de concentração máxima e de descanso.

Todas as tarefas devem ser realizadas em Pomodoros, ou seja, em períodos de 25 minutos com intervalos curtos. No final de 4 ciclos de 25 minutos e pequena pausa, deve ser feita uma pausa mais longa.

Este sistema ajuda a coordenar os temos de foco e de pausas automaticamente.

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